Ennen tapahtumaa
Tapahtumaa ennen on StreamTeamille hyvä varata tutustumismahdollisuus tapahtuman järjestämispaikkaan hyvissä ajoin, mieluummin viikkoa ennen tapahtumaa, jotta erikoistilanteissa toiminta olisi mahdollisimman sujuvaa ja asiakkaan tarpeet tulisivat huomioitua.
StreamTeamille on varattava vähintään kaksi tuntia aikaa ennen tapahtuman alkua tekniikan pystytykseen, otathan tämän huomioon tilajärjestelyissä. Mikäli mahdollista, tekniikan pystytykselle kannattaa varata aikaa jo tapahtumaa edeltävänä päivänä.
StreamTeamille on hyvä toimittaa tiloista vastaavien yhteystiedot (esim. vahtimestari, tukihenkilö, kokousavustaja tms.).
Jotta tilaisuuden etäosallistujat saavat mahdollisimman mukavan kokemuksen, kannattaa kiinnittää huomiota myös ns. planssiteksteihin joista selviää kulloinkin äänessä olevan nimi, mahdollinen titteli tai lyhyt tehtävänkuvaus, organisaatio tms.
Lähetykseen on mahdollista liittää mukaan grafiikkaa, siis mm. omat tai rahoittajien logot, mahdolliset taustakuvat jne. kannattaa toimittaa viimeistään viikoa ennen tapahtumaa.
StreamTeam pyrkii olemaan tilaisuudessa mahdollisimman huomaamaton, siksi tilajärjestelyissä on hyvä huomioida StreamTeamin työpisteen asemointi. Tyypillisesti esimerkiksi auditorioiden tai opetusluokkien takaosat ovat hyviä vaihtoehtoja, joissain tapauksissa käytettävissä voi olla erillinen tarkkaamotila joiden käytöstä kannattaa sopia etukäteen tiloista vastaavan tahon kanssa.
Tilaisuuden striimauksesta ja taltioinnista on hyvä tiedottaa osallistujille etukäteen.
Kannattaa varmistaa myös, että esityspaikan internet-yhteydet sallivat suoratoistopalveluiden käytön ja että yhteyden nopeus on riittävä suoratoistoa varten.
Internet-yhteyden portit Youtube- suoratoistoa varten:
Lähtevä liikenne, portti 1935/TCP (Youtube,Vimeo tai Twitch)
Lähtevä liikenne, portti 443/TCP (HTTPS) (Youtube,Vimeo, Facebook tai Twitch)
Suoratoiston nopeustarve kuvakoon ollessa FullHD (1920 x 1080px) on Youtubea käytettäessä 4,5 – 5Mb/sekunnissa.
Tarvittaessa varustaudumme omalla kahdennetulla mobiilitukiasemallamme, mutta silloin on varauduttava mahdolliseen huonoon verkkoyhteyteen, mikäli esityspaikka sijaitsee teleoperaattoreiden osalta katvealueella.
Avustamme tarvittaessa internet-yhteyden selvittelyn kanssa.
Tapahtuman aikana
Tarvittaessa tarjoamme tapahtuman aikana apua esimerkiksi keskustelukanavien seuraamisessa ja kysymysten ja kommenttien nostamisesta lähiosallistujien näkyville.
Käytämme esiintyjien äänen tallentamisessa ”rintapielimikrofoneja”, on hyvä kertoa tästä esiintyjille etukäteen jotta he osaavat varata hetkisen aikaa mikrofonin kiinnitykselle ennen esitystään.
Tapahtuman jälkeen
Koska välineistön purkaminen vie aikaa, kannattaa mahdollisuuksien mukaan varmistaa, että seuraava tapahtuma ei ala aivan heti perään.
Mikäli tilaisuuden tallenne halutaan säilyttää, on mahdollista muokata sitä jälkikäsittelyssä. Jälkikäsittely maksaa 92€/h (sis.alv 25,5%), ja siitä sovitaan aina erikseen etukäteen.
Tekijänoikeuksien huomioiminen striimauksessa
Tilaisuudessa toistettavan musiikin, kuvien, videomateriaalien ja muun tekijänoikeuden alaisten sisältöjen toistamiseen on oltava lupa tekijänoikeudet omistavalta taholta. Esimerkiksi tilaisuuden taustalla soiva musiikkikappale on todennäköisesti tekijänoikeuksien suojaama, eikä sitä siis voi suoratoistaa tai jakaa tallenteessa ilman asianmukaisen tekijänoikeuskorvauksen maksamista.
Vaikka asiakkaan edustamalla organisaatiolla, vaikkapa oppilaitoksella, olisikin Teoston lupa esittää tilaisuuksissaan tekijänoikeuden alaista musiikkia, lupa EI kata suoratoistoa tai tallennejakelua!
Youtube mykistää tallenteen ääniraidan automaattisesti havaitessaan tekijänoikeuden alaista materiaalia. On hyvä huomata, että samalla mykistyvät mahdollisesti myös ääniraidalla oleva luennoija puhe, yleisön kommentit jne.
Varmin konsti välttyä mykistämiseltä tai mahdollisesti kalliiltakin tekijänoikeusvaateilta on hyödyntää tekijänoikeusvapaata aineistoa.